【例文】退職挨拶(スピーチ・メール)の基本マナー！社内外向けの一言は？

最終出勤日が近づき、「感謝の気持ちは伝えたいけれど、どのエピソードを話せばいい？」「退職理由はどう伝えるべき？」「社内外での挨拶の順番やマナーは大丈夫？」などと、不安になる方も多いのではないでしょうか。

退職の挨拶は、伝える内容やタイミング、言葉選びなど、考えることが多く、どう伝えれば相手に誠意が伝わるのか悩む方も少なくありません。まずは、挨拶文のテンプレートを見て参考にしたいという方もいらっしゃることと思います。

この記事では、退職挨拶の基本マナーと社内・社外向けのスピーチ例、メール文例を解説します。退職挨拶に悩まれている方も本記事を参考にして、円満な退社に向けて準備を進めていきましょう。

退職挨拶の基本マナー：社内外に共通するポイント

退職挨拶には、社内外に共通する基本的なマナーが存在します。マナーを守って挨拶することで、退職の挨拶でも相手に対して好印象を残すことができるでしょう。

ここでは社内外に共通する退職挨拶の基本マナーを紹介します。

• ▼退職挨拶で必ず伝えたい3つの要素
• ▼退職挨拶をするタイミングと順番
• ▼なるべく直接、難しいときはメールで挨拶

退職挨拶で必ず伝えたい3つの要素

退職の挨拶では、以下の3つの要素を必ず含めましょう。

• 退職日
• 感謝の気持ち
• 思い出・エピソード

退職の挨拶で伝える要素は、相手や伝え方に関係なく基本的に共通です。まずは、相手に誤解を与えないように退職日を明確に伝えます。また、関わってきた人への感謝をしっかりと伝えることで、好印象を残せるように心掛けましょう。さらに、在職中の具体的なエピソードを一言添えることで、挨拶に温かみが生まれます。

これらの必ず伝えたい3つの要素に加え、必要に応じて自分の今後についての言及や締めの言葉を含めるようにしましょう。自分の今後については、転職や新しい挑戦など、差し支えない範囲で伝えると前向きな印象になります。また、挨拶の最後にこれまでの関係への感謝と今後の活躍を祈る締めの言葉でまとめれば、相手にも気持ちが伝わりやすくなります。

以上を踏まえた退職の挨拶の基本的な構成と文章の流れは、以下のとおりです。ポイントを押さえて構成を整えることで、短くても気持ちが伝わる文章になります。相手への配慮を忘れず、丁寧な挨拶を心がけることが大切です。

退職挨拶をするタイミングと順番

社内向けに退職の意思を伝える際は、退職希望日の1～2か月前に直属の上司に伝えます。会社ごとにルールや慣習が異なる場合もあるため、まずは直属の上司に相談し、おおよその退職日などを決めてから、他のメンバーに退職を伝えるタイミングや順序を確認すると安心です。

社内向けの退職の挨拶は、最終出勤日に行うのが一般的です。これは、退職の意思を伝えるタイミングとは異なり、これまでお世話になった方々へ感謝を伝える場になります。個別に挨拶をする場合は、菓子折りを用意しておくのがマナーです。必須ではありませんが、感謝の気持ちを形として示すことで、より丁寧な印象を与えられます。

社外の取引先や関係者には、最終出勤日の2～3週間前を目安に報告することで、引き継ぎや調整がしやすくなります。

なるべく直接、難しいときはメールで挨拶

退職の旨を伝える方法としては、口頭で伝えるのが理想です。直接言葉で伝えることで、感謝の気持ちや誠意が相手に伝わりやすくなります。

一方で、スケジュールの都合や距離の問題などにより、口頭での対応が難しい場合は、メールやチャットアプリを利用して伝えても問題ありません。文章で伝える場合は、シンプルかつ丁寧な表現を心がけることが大切です。

ただし、退職の旨をメールで伝えることをマナー違反と捉える人も存在します。とくに、社外の取引先や関係者への伝え方には注意が必要です。相手に誤解や不快感を与えないためにも、社外への連絡方法やタイミングについては、事前に上司や会社と相談しておくと安心です。

【社内】退職挨拶のスピーチ例

退職挨拶のスピーチは、これまでの感謝を伝える大切な場です。ここでは、社内向けに使いやすい退職挨拶のスピーチ例を紹介します。なお、社外向けのスピーチ例は、後述する「▼【社外】退職挨拶のスピーチ例」で解説します。

• ▼一般的な挨拶例：挨拶の時間を設けてもらったとき
• ▼簡易的な挨拶例：朝会・ミーティングなど
• ▼在籍期間が短いときの挨拶例：新卒・入社1～2年など

一般的な挨拶例：挨拶の時間を設けてもらったとき

最初に、退職挨拶をする時間を設けてもらったときにおすすめの一般的な挨拶例を紹介します。

簡易的な挨拶例：朝会・ミーティングなど

次に、朝会やミーティングでの簡易的な挨拶例を紹介します。

在籍期間が短いときの挨拶例：新卒・入社1～2年など

最後に、新卒入社や入社1～2年で退職する場合の在籍期間が短いときの挨拶例を紹介します。

【社外】退職挨拶のスピーチ例

続いて、取引先に向けた社外の退職挨拶のスピーチ例を紹介します。社外に向けた挨拶では、ビジネスマナーを守った丁寧な挨拶にしましょう。

• ▼取引先に伝えるときの挨拶例
• ▼長年付き合いのある取引先への挨拶例

取引先に伝えるときの挨拶例

取引先に伝える一般的な挨拶例を紹介します。取引先への退職挨拶は報告の意味が大きいです。また、不要な心配を抱かせないように、後任者の紹介を忘れないようにしましょう。

長年付き合いのある取引先への挨拶例

長年付き合いのある取引先に向けた挨拶例を紹介します。付き合いが長い取引先への挨拶では、思い出話を織り交ぜつつ感謝を伝えられると良いでしょう。

【社内・社外】退職挨拶（メール）のポイント

前述のとおり、退職の挨拶はできるだけ直接口頭で伝えるのが望ましいです。しかし、状況次第ではメールで挨拶しなければならない場合もあるでしょう。その際には、メールならではの退職挨拶のポイントをおさえることが重要です。

社内と社外では、注意すべきポイントが異なるので、それぞれ分けて解説します。

• ▼社内向けのポイント：一斉送信はBCCを使う
• ▼社外向けのポイント：後任情報は必須

社内向けのポイント：一斉送信はBCCを使う

社内向けの退職挨拶のポイントは、主に以下の3つです。

• 社内向けのメールは一斉送信で問題ない
• 最終出勤日の夕方～終業前に送信する
• 内容はスピーチ時と同じ

退職の挨拶を社内向けにメールで送るときは一斉送信で問題ありません。ただし、社内であっても個人情報に該当するため、「CC」ではなく「BCC」を使用するようにしましょう。また、このとき送るメールは最後の挨拶の意味合いが大きいため、最終出勤日の夕方から終業前の時間帯に送信します。

メールの内容は、基本的にスピーチと同じもので問題ありません。スピーチのときと同様に、これまでの感謝の気持ちをしっかりと表現することが大切です。

社内向けメールの書き方や本文の例文については、後述する「▼社内：一斉送信」「▼社内：親しい人、お世話になった人」で解説します。

社外向けのポイント：後任情報は必須

社外向けの退職挨拶のポイントは、主に以下の3つです。

• 不要な心配をかけない内容にする
• 退職する2～3週間前には伝える
• なるべく直接伝えられると良い

担当者退職の知らせを受けた取引先は、引継ぎは問題ないか（仕事への影響は無いか）、どんな人が後任なのか、と不安を感じます。そのため、メールでは、自分の後任が決まっており、引継ぎもしっかり進めていることを確実に伝え、不安要素を取り除くことが大切です。

また、社外へ退職挨拶のメールを送るタイミングは、社内と同様に、上司や会社と話し合って決めます。ただし、社外へのお知らせは報告の意味合いが大きいため、後任者が決まり次第、なるべく早く伝えることが推奨されます。

社外向けメールの書き方（件名・宛先）や本文の例文については、後述する「▼社外：取引先」「▼社外：重要顧客」で解説します。

【送信先別】退職挨拶メールの基本の例文

ここでは、退職挨拶をメールで送る際に役立つ基本の例文を紹介します。

• ▼社内：一斉送信
• ▼社内：親しい人、お世話になった人
• ▼社外：取引先
• ▼社外：重要顧客

社内：一斉送信

社内に向けて一斉送信する際の例文を紹介します。

社内：親しい人、お世話になった人

社内の中でもとくに親しい人やお世話になった人に向けたメールの例文を紹介します。相手との思い出やエピソードを一言添えると気持ちがより伝わるメッセージになります。

なお、退職後も良好な関係を続けたい場合や、必要に応じて連絡を受けても構わない場合は、プライベートの連絡先もあわせて記載すると良いでしょう。

社外：取引先

社外関係者である取引先に向けてのメールの例文も紹介します。担当者が心配性のときは後任者の情報をもう少し付け加えてあげると親切です。

社外：重要顧客

取引先の中でもとくに重要顧客であった社外向けのメールの例文を紹介します。

退職挨拶メール・スピーチでよくある質問（Q&A）

最後に、退職挨拶のメールやスピーチでよくある質問に回答します。

• ▼退職理由や転職先はどこまで伝えるべき？
• ▼退職するときに菓子折りは用意するべき？

退職理由や転職先はどこまで伝えるべき？

退職理由や転職先は、誰に対しても詳細に伝える必要はありません。

退職理由は「一身上の都合」とだけ伝えても問題はありませんが、職場への感謝や円満退社を意識する場合は、「スキルアップのため」や「家庭の事情」など、簡単にでも具体的に伝えるのがおすすめです。

しかし、退職理由にネガティブな内容や比較表現を使うことは避けるべきです。「残業が多くて」「人間関係が」といった表現や、「上司が変わってから～」「入社当時と環境が変わって～」といった比較は、マイナスに受け取られる可能性があります。

退職後も職場の同僚や関係者との関係が続く場合があり、将来的に顧客や仕事上の関係になることもあるため、ネガティブな表現は控えましょう。もし、退職理由がネガティブな内容の場合は、ポジティブな表現に言い換えるか、詳細に伝えることを控えます。

また、転職先や自身の連絡先についても、必ずしも伝える必要はありません。円満に退職することを第一に考え、感謝の気持ちを中心に挨拶することが大切です。

退職するときに菓子折りは用意するべき？

退職の挨拶の際に菓子折りを用意することは必須ではありませんが、用意するのが一般的なマナーとされています。挨拶の場で菓子折りを渡しながら、感謝の気持ちを伝えるのが基本的な流れです。

選ぶ際は、のしは不要で、個包装されており常温で日持ちするものがおすすめです。また、人数分ぴったりではなく、少し多めに用意しておくと安心です。

まとめ

退職挨拶は、これまでの感謝の気持ちを、具体的なエピソードや業務の場面に触れながら伝えると好印象を残せます。また、伝える順番や方法のルールをおさえておくことが大切です。

退職は、新たな人生のスタートでもあります。在職中に培った経験や学び、そして出会った方々とのつながりは、今後の大きな財産となります。この記事を参考に、退職挨拶を成功させてください。